Réunion du 29 Mars 2016



Réunion téléphonique du 29/03/2016
Présents : Fred,  Jérôme,  Véro, Gwenn, Nelly, Hélène
excusée:Delphine Bernard
Ordre du jour:
    1) Validation du programme et point sur les denières modifications
    2) Validation du formulaire d'inscription
    3) Point Wiki (site internet): (onglet inscriptions, cartographie des participants, fil twitter) et intranet
    4) Point sur la communication (plan de communication)
    5) Présentation du plan d'action et utilité
    6) Fixer une prochaine date de réunion

Déroulé du programme :
     remarques de fond/forme
    mettre 2016 sur page accueil aussi fait
  indiquer les heures avec les minutes pour éviter les décalages graphique   fait

Le jeudi 09 Juin
  Concernant les intervenants :
  Reste une question : lors de la prospection des intervenants , deux protagonistes ont été contacter Nathalie Berriau et la documentaliste de l' école des mines (Françoise Armand) sur la même thématique ? A ce jour, les deux semblent disponibles, l'une intervient plus auprès d'un public étudiants, l'autre plus vers un public spécialisé. Peuvent-elles être complémentaires, travailler ensemble ?  la complémentarité des intervenants peut être intéressante

Hélène contacte Françoise Armand, Suzette voit Nathalie Berriau vendredi.

Interrogation sur le temps d'intervention décalé doc doc doc: la compagnie contactée est trop onéreuse, Fred prospect sur le réseau le différentes pistes...Véronique a quelques piste concernant doc doc doc (la troupe de théâtre), elle voit cela cette semaine avec Grégoire
intervenants plénière du jeudi : attente de confirmation d'Anne Lehmans, Fred lui demande confirmation, si pas de possibilité,  voir si elle dispose de contact sur cette thématique
Si Anne Lehmans ne peut pas , Véronique ?? cf Nelly qui transmet
Les temps off, pourquoi pas autour d'un verre, resto bar chaleureux, proposer de faire se temps de travail autour d'un verre, possibilités de réserver un espace avec canapé....
Le café gazette : http://www.gazettecafe.com/ voir si besoin de réservation ?

Vendredi 10 juin
9h00-11h30CHangement du matin: proposition de deux animateurs de Make sens (design thinking) Claire Chikly: animation d'un atelier (5o0E) son conjoint (Rémi Garcia Kerviel) propose d'animer en plus un atelier gratuitement. Ce qui permet d'ouvrir sur plus de public, deux ateliers possibles. Personne de disponible pour animer une conférence sur ce thème, axe plus sur des atelier 
9h15 10h00 conférence biblio remix (question du payement:  vérifier si hébergement et déplacement à prendre en charge)
10h00 pause
10h30 11h30 Barcamps (tables de découvertes) 4 différents de 20 minutes
11h30 11h45 pause
11h45: tous le monde se retrouve pour la présentation du réseau doc@brest: présentation et temps de questions réponses
14h00 16h00 forum pédagogique animé d'outils pédagogique:
15h-16h00 deux sorties: "découvrir la biodiversité en ville" avec LPO / "écouter la ville"  (Cpie adieu)    comment utiliser un outil pédagogique dans une animation
16h15 évaluation des rencontres
 16h30: fin officiel et rangement

Questionnements :
1. Peut être traduire en Français design thinking, traduction dans le titre??? rajouter une description
2. Appellation barcamp : appellation table de découverte
3. Sur le formulaire d'inscription il sera indiqué le nombre de places limitées, et sur le programme, clarifier qu'il y a deux choses parallèles: conférence biblio remix/ateliers design thinking, 
4. début design thinking 9h00 les autres 9h15 (biblio remix) : sur le plan organisation être vigilant

  
Barcamps (tables de découvertes)
  Sylvie Pelletier: comment mener une veille efficace et pas chère (intervention ADBS ou région(service veille et communication?): Hélène se charge de la confirmation
  • Véronique?: twitter de l'information:
?:concevoir un thésaurus en ligne:
Reconfirmer les personnes intervenantes dans les barcamps (tables de découvertes) et Anne Lehmans:

Dans la fiche d'inscription proposer si le public à des idées pour animer une table de découverte, pas de soucis de validation?? Au fur et à mesure des inscriptions, si les participants proposent Barcamp, ils doivent remplir sur l'inscription en renseignant sur ce qu'ils proposent, 


fiche d'inscription/Wiki:
    Pour accéder a la fiche sur la page d'accueil du site, sous le menu en orange ou dans l'onglet « en pratique » il y à également inscription ou alors onglet inscription (essentiel)
L'inscription doit servir à remplir l'annuaire: deux choses: 1 annuaire des participants et l'annuaire des centre de doc en EEDD vous pouvez déjà le remplir (entre membre du copil) pour lancer la dynamique

4 entrées: demande de prise en charge au titre de la formation continue: 
    prise en charge de l'inscription (60euros)
    Personnel éducation nationale et agricole: prise en charge au titre de la formation continue

Suggestions :
Peut être mettre l'inscription en plus gros, plus attractif, rajouter un onglet entre programme  et participants
logo: félicitation au graphiste!!
remettre 9 et 10 juin a MONTPELLIER,supprimer "s" à étudiants,

Présentation: tout apparaît de la même manière pour être plus visuel, améliorer la forme visuelle pour que l'info soit limpide
Attention dans les catégories d'inscriptions, pour les membres des collectivités, Parc, rajouter "autres salarié(e)s"
Discours de bienvenue avec un topo pour choisir les sorties, les conférence, blabla : Gwenaelle
Rajouter que la validation de l'inscription et valider après réception des payements 

Dans le formulaire, la personne est obligé de choisir si elle participe ou pas:
remettre la question du Brise glace,
indiquer"conférence plénière"   regards croisés des  profs de la doc
Page d'accueil : rubrique actualité: photo des locaux de canopé , explication que les rencontres se déroulent à canopé Montpellier
Présentation reprendre l'argumentaire du pourquoi des rencontres!!

Relecture du wiki ( fichier inscription) par Véro et Gwenaelle    pour faire un retour à Fred cette semaine

Une demande de subvention au ministère de l'écologie va être faite (Véronique et Grégoire)

Communication :

Fred: envoie du formulaire d'inscriptions (à Nelly) pour mise en ligne sur la plate forme étoile (canopé) et lien pour renvoyer vers le wiki et le tenir informer  des inscriptions pour croiser les informations

Prévenir comité d'organisation (mail liste de diffusion) pour anticiper leurs inscriptions: pour le comptage des repas, le comité d'organisation:
  • Fred rajoute dans l'entête du formulaire : «  vous vous inscrivez en tant qu'intervenant ou participant »
L'ordre des logos: partenaires financier: Dreal, région, ADEME Gard et ville d'Alès (MNE REN  30), ministère de l'environnement (si subvention) à distinguer, scinder des logos du copil et mettre en petit ailleurs avec la participation financière de â?¦â?¦â?¦.
Véronique à communiquée auprès de conseil départementaux (mail...) à continuer

News lettre de l 'ATEN: rajouter le lien du wiki pour inscriptions sur la newsletter
le 5 avril  cyberlettre de canopé: jeudi 31 véronique envoie le lien et le message pour communiquer sur les Cyberlettre: Envidoc.fr


Récapitulation
Fred s'occupe de la mise en page,
Véro et gwen rapidement envoyer la relecture de la fiche d'inscription
Fred envoi la fiche à Nelly pour l'informaticien de canopé
Pour la communication à travailler pour avoir les mêmes mots, la même ligne prise de rendez vous: Véro présente un trame du mail (« vous avez reçu un save the date pour les rencontre Envidoc, vous pouvez désormais vous inscrire, lien vers page d'accueil, préciser que le site est en construction.... »),
  • jeudi après midi on s'entend ,chacun envoi le messages à ses contacts et son réseau 
Pour la cartographie et le titre chacun regarde on refait le point mardi prochain.

Prochaine réunion téléphonique:  Mardi 5 Avril 9h30 Réunion Communication